Folgende Institutionen sind zur Übermittlung transplantationsmedizinischer Daten an die Transplantationsregisterstelle verpflichtet:
- Koordinierungsstelle
- Vermittlungsstelle
- Transplantationszentren
- Gemeinsamer Bundesausschuss
- Nachsorgeeinrichtungen bzw. Ärzte in der ambulanten Versorgung
Zu den übermittelten Daten zählen unter anderem die transplantationsmedizinischen Daten von Patienten auf der Warteliste, Organempfängern und Organspendern, die Daten der Entnahme, der Konservierung, der Verpackung, der Kennzeichnung und des Transports oder die Daten der Qualitätssicherung, die in den Richtlinien des Gemeinsamen Bundesausschusses festgelegt worden sind.
Zunächst werden anonymisierte Daten in das TX-Register eingepflegt, die vom 01.01.2006 bis einschließlich 31.12.2016 bei den verschiedenen Einrichtungen erhoben worden sind (Altdaten). Dazu codiert der Datenlieferant alle Datenelemente mit dem Schlüssel der Vertrauensstelle. Die Vertrauensstelle ruft die Daten ab und prüft die Lieferdatei formal. Sind die Daten aller Lieferanten übermittelt, führt die Vertrauensstelle die Daten zusammen und anonymisiert sie. Dieser neue Lieferdatensatz wird mit dem Schlüssel der Tx-Registerstelle verschlüsselt und an diese übermittelt. Nach weiteren Prüfungen beispielsweise auf Plausibilität befüllt die Tx-Registerstelle die Registerdatenbank mit dem Altdatenbestand.
Bei der Neudatenlieferung (Daten ab 01.01.2017) werden die Lieferdateien in einem seriellen Verfahren von den Datenlieferanten über die Vertrauensstelle in das Register übermittelt. Innerhalb einer Lieferdatei sind die unmittelbar personenbezogenen sowie die transplantationsmedizinischen Daten getrennte Datenelemente. Die personenbezogenen Daten können nur durch die Vertrauensstelle entschlüsselt werden, die Transplantationsmedizinischen nur durch die Tx-Registerstelle. Die Vertrauensstelle ersetzt die unmittelbar personenbezogenen Daten durch ein Pseudonym, liefert diese an die Tx-Registerstelle und löscht anschließend die Lieferdatei. So ist gewährleistet, dass im Tx-Register die transplantationsmedizinischen Daten nur pseudonymisiert verarbeitet und gespeichert werden.
Die Übermittlung personenbezogener Daten eines Patienten auf der Warteliste, eines Organempfängers oder eines Lebendspenders ist nur zulässig, wenn eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt.
Jede Datenübermittlung erfolgt darüber hinaus verschlüsselt und kann nur vom Datenempfänger entschlüsselt werden.
Das Tx-Register steht unter der Aufsicht der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI).